こんにちは、平社員のKです。
紙の文書や資料の電子化が進んでいますが、
文書の電子化についてのルールは2005年より施行されている『e–文書法』があります。
『e–文書法』では、紙媒体で作成した書類を電子データに変換して、紙の原本の代わりに保存することを認めています。
※もちろん対象外文書や電子化に適さない文書もありますので、そこは要確認です。
フジゴセイキでもその流れを組み、一部資料の電子化を実施しています。
そこで私も作業したのがこちら。
このダンボールの山、スキャンしたデータの紙媒体原本がこれでもかと詰まっています。
それでも紙媒体として保管されている資料の一部というのが驚きです。
現在電子化した資料の枚数は9000枚を超えました。
9000枚…、両面資料もあったので実質13000枚超え…。
途方もない数ですね。
両面スキャナがなかったらどれだけの時間がかかったか分かりません…。
電子化してのメリットとデメリットは以下の通りです。
＜メリット＞
・省スペース化
・社内共有フォルダに置くことで、情報の共有が可能
・資料紛失の防止
・時間経過による紙媒体文書の劣化防止
・会議時等の資料印刷が不要になることで、紙代・印刷代といったコストの削減
・OCR機能を付与して電子化することで検索が可能
＜デメリット＞
・視認性の低下
・電子データ化する作業の発生
・部品の実物等がすべて画像となってしまう
デメリットを踏まえてもメリット面を考えると導入は大きいですね。
こういった新しい取り組みもどんどん進めていきたいです。
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